实验室档案管理制度

1．目的

为了保存和控制本中心/站所有需归档的文件、资料、标准、规范、记录、报告等，为管理体系运行的有效性提供客观的证据。

2、适用范围

本制度适用于本中心/站需归档的档案资料的收集、分类、编号、存档、借阅、维护、清理等环节。

3、职责

1. 质量管理室负责归档的档案资料管理，档案管理员执行。
2. 副主任/副站长批准管理类档案的借阅和复制。
3. 技术负责人负责批准技术类档案的借阅和复制。
4. 质量负责人负责批准质量类档案的借阅和复制。

4．内容

4.1 档案资料的分类

 本中心/站档案资料分为：管理类档案、质量类档案、技术类档案、图书、期刊杂志和其它类档案等五类。

4.1.1 管理类档案内容

行政文件、法律、法规等。

4.1.2 质量类档案内容

4.1.2.1 管理体系文件

4.1.2.2 质量记录

• 内部审核和管理评审记录；
• 纠正、预防和改进措施的记录；
• 抱怨处理记录；
• 管理体系文件控制记录；
• 服务和供应品的采购记录；
• 量值溯源管理资料。

4.1.3 技术类档案内容

4.1.3.1 技术标准、规范

4.1.3.2 人员技术档案，包括人员的培训和考核记录。

4.1.3.3 技术记录    

• 合同评审记录，检测原始记录，检测报告及副本，分包记录；
•  实验室间比对或能力验证记录；
• 仪器设备记录（含选型报告，招标书，购买合同，安装报告，鉴定报告，启用报告，说明书、软件，仪器操作规程作业指导书，运行检查记录、维修报告，使用记录）；
• 新项目开发资料（含文件、报告）。

4.1.3.4中心/ 站外部交流资料

• 各次会议等资料
• 省网工作资料

4.1.4 图书、杂志期刊类内容

• 杂志期刊
• 专业书籍

4.1.5 其它类档案

4．2 档案资料的收集

由档案管理员整理收集。

4．3 档案资料的编号

所有的档案按要求的方式进行分类编号。

具体编号见《档案编号作业指导书》

4．4 档案资料的保存

所有档案资料保存在档案室。人员技术档案应保存至该人离开本站止，仪器设备档案保存至该仪器报废止。所有检测原始记录、W开头类样品的检测报告保存期限为5年，J和N开头类样品的检测报告长期保存，其他档案资料根据性质确定。

4．5 档案资料的管理

4.5.1 档案资料经档案管理员整理，填写《档案资料登记表》，并经本室主任审核后存档，并填写《档案资料卷内目录》。

4.5.2 存档的档案未履行借阅、审批手续不得更改、查阅。

4.5.3 存放档案的场所应干燥整洁，具有防盗、防火设施，室内严禁吸烟或存放易燃易爆物品，外来人员未经许可不得进入。

4．6 档案资料的借阅和复制

4.6.1 本站人员因工作需要借阅或复制档案时，填写《档案资料借阅登记表》，管理类（A.A）档案的借阅和复制档案由副主任/副站长批准，技术类（C.B,C.C,C.D）由技术负责人批准，质量类（B）档案由质量负责人批准，然后交给档案管理员按内容发放。

4.6.2 外单位人员不得借阅和复制档案，确因需要须经站长批准。

4.6.3 借阅、复制档案，借阅人不得泄密和转移借阅，不得在档案上涂改、划线等。

4.6.4借阅后3周内应归还，否则应续借，重新办理借阅手续。

4．7 档案资料的保密

4.7.1 档案应存放在指定场所，并采取保密措施，遵守〈保护客户机密和所有权的规定〉。

4.7.2 借阅人员未经许可不得复制、摘抄或将档案带离指定场所，不得查阅其他无关档案。

4．8档案资料的销毁

  由档案管理员提出销毁申请，管理类档案由副主任/副站长批准，技术类档案由技术负责人批准，质量类档案由质量负责人批准，质量监督员监督档案管理员执行销毁。

4．9 存储在电子媒体上的档案执行《电子数据保护程序》。

5．相关文件

1. 《电子数据保护程序》 NJZ-B5-19
2. 《保护客户机密和所有权的规定》 NJZ-B5-01
3. 《档案编号作业指导书》 NJZ-WJ-07

6．记录

1. 《档案资料登记表》 NJZ-ZL-36
2. 《档案资料卷内目录》NJZ-ZL-37
3. 《档案资料借阅登记表》 NJZ-ZL-38
4. 《质量监督记录表》NJZ-ZL-34

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